Samtalsdrifin mælaborð

Yfirsýn og stýring í Microsoft 365 – CRM-hugsun án flókinna kerfa

Mörg fyrirtæki og stofnanir hafa þegar fjárfest í Microsoft 365.
Teams, SharePoint, Forms og Excel eru í daglegri notkun – en samt upplifa stjórnendur að yfirsýn vanti.

Upplýsingarnar eru til.
Gögnin eru til.
En heildarmyndin vantar.

Þegar yfirsýn er takmörkuð verður ákvarðanataka oft:

• hægari

• byggð á tilfinningu fremur en gögnum

• viðbragðsdrifin í stað þess að vera markviss

Lausnin byggir á einfaldri hugmynd:
að nýta Microsoft 365 sem stjórntæki í anda CRM-kerfa – án þess að bæta við nýju, flóknu kerfi.

Vandinn sem mörg fyrirtæki þekkja

Í litlum og meðalstórum fyrirtækjum (og stofnunum) er algengt að:

• ferlar séu í mótun eða síbreytilegir

• ábyrgð dreifð milli teymis og einstaklinga

• upplýsingar geymdar á mörgum stöðum

• skýr mælikvarði á árangur vanti

Þegar þessi staða er uppi leita mörg fyrirtæki beint í CRM-kerfi.
En þá kemur oft í ljós að:

• ferlar eru ekki nægilega skýrir

• notkun verður takmörkuð

• innleiðingin verður flóknari en vonast var eftir

Í slíkum aðstæðum er vandinn sjaldnast skortur á kerfi – heldur skortur á yfirsýn og samhengi.

Lausnin: CRM-hugsun án CRM-kerfis

Lausnin felst í því að byggja létt, skýrt og stjórnendamiðað mælaborð í Microsoft 365 sem:

• sýnir stöðu í dag

• greinir þróun yfir tíma

• dregur fram flöskuhálsa og tækifæri

• styður upplýstar ákvarðanir

Lausnin byggir á þeim verkfærum sem fyrirtækið er nú þegar með:

• Forms til innsöfnunar

• SharePoint sem miðlægan gagnagrunn

• Power Automate fyrir einföld flæði og stöður

• Power BI fyrir mælaborð og yfirsýn

Þetta myndar CRM-líkt stjórntæki, án þess að innleiða hefðbundið CRM-kerfi.

Af hverju þessi leið hentar sérstaklega vel SME og stofnunum

Þessi nálgun hentar vel þar sem:

• ferlar eru fjölbreyttir eða í þróun

• þörf er á sveigjanleika

• tími og fjármunir eru takmarkaðir

• stjórnendur vilja sjá heildarmynd, ekki tækniskýrslur

Helsti ávinningurinn er að:

• byrja má smátt

• áhætta er lítil

• niðurstöður sjást fljótt

• lausnin er auðvelt að þróa áfram

Og ef CRM-kerfi verður næsta skref síðar, þá liggur fyrir:

• skýr ferlaskilningur

• skilgreindir mælikvarðar

• raunverulegar þarfir

Þetta er ekki tækniverkefni – heldur stjórnunarverkefni

Ein algengasta gildran í svona verkefnum er að byrja á tækninni.

Lausnin snýst ekki um:

• „að setja upp Power BI“

• „að tengja kerfi“

• „að sjálfvirknivæða allt“

Heldur um:

• að skilja hvernig fólk vinnur

• að greina hvar flæði stöðvast

• að velja fáar, en réttar mælingar

• að búa til yfirsýn sem stjórnendur nota

Hvað sjá stjórnendur í raun?

Vel hannað CRM-líkt mælaborð svarar einföldum en mikilvægum spurningum:

• Hvað er í gangi núna?

• Hvað er að þróast?

• Hvar eru hnökrarnir?

• Hvar er mesta virðið?

• Hvar eigum við að grípa inn í?

Þegar þessar spurningar hafa skýr svör verður:

• ákvarðanataka markvissari

• samtal milli teymis skýrara

• breytingar auðveldari í framkvæmd

Lausn sem fyrsta skref – ekki endapunktur

Mikilvægt er að átta sig á því að þessi lausn er ekki „lokalausn“.
Hún er fyrsta, skynsama skrefið í átt að betri stjórn, yfirsýn og árangri.

Fyrirtæki geta:

• stoppað þar

• þróað lausnina áfram

• eða tekið upplýsta ákvörðun um næstu kerfisskref

Allar leiðir eru gildar – svo lengi sem þær byggja á raunverulegum skilningi.

Að lokum

Rannsóknir sýna að mælaborð og gagnadrifin ákvörðunartaka styðja bæði frammistöðu og stefnumótun fyrirtækja.¹²³

Við byrjum ekki á kerfi.
Við byrjum á yfirsýn.

Lausnin snýst um að hjálpa fyrirtækjum að sjá skýrar, vinna markvissar og taka betri ákvarðanir, með þeim verkfærum sem þau eru nú þegar með.

Frekari lesning / heimildir:
¹ Yigitbasioglu & Velcu (2012) – dashboards og frammistöðustjórnun
² Brynjolfsson et al. (2011) – gagnadrifin ákvörðunataka og frammistaða
³ Payne & Frow (2005) – CRM sem stefnumótandi ramma