Um skilning, samskipti og ósýnilegu gjána í vinnustaðamenningu
Í flestum fyrirtækjum er upplýsingum miðlað á hverjum degi. Stefna er kynnt, breytingar ræddar, ný verklag innleidd og markmið sett fram. Samt upplifa margir stjórnendur að hlutirnir fari ekki alltaf af stað með þeim hætti sem lagt var upp með.
Ekki vegna þess að starfsfólk vilji ekki taka þátt. Heldur vegna þess að skilningurinn verður ekki alltaf sameiginlegur.
Það er nefnilega grundvallarmunur á því að koma upplýsingum á framfæri og að fólk nái sameiginlegum skilningi á þeim. Þar liggur oft ósýnileg gjá sem getur haft meiri áhrif á rekstur, samstarf og árangur en margir gera sér grein fyrir.
Þegar fólk þarf að „átta sig“
Í fræðum um breytingastjórnun og vinnumenningu er gjarnan talað um hugtökin sensemaking og sensegiving.
Sensemaking snýst um hvernig fólk reynir að skilja það sem er að gerast í kringum sig.
- Hvað breytingarnar þýða.
- Hvaða áhrif þær hafa á eigið starf.
- Og hvernig eigi að bregðast við.
Sensegiving snýst hins vegar um hvernig stjórnendur, leiðtogar eða skipulagsheildir miðla merkingu og hjálpa fólki að tengja breytingarnar við tilgang, samhengi og framtíðarsýn.
Þetta virðist einfalt á yfirborðinu. En í raun er þetta einn viðkvæmasti þátturinn í öllum breytingum.
Því fólk túlkar upplýsingar út frá eigin reynslu, stöðu, samskiptum og þeirri menningu sem ríkir á vinnustaðnum. Tvær manneskjur geta setið sama fundinn og farið þaðan með gjörólíkan skilning á því sem var sagt.
Upplýsingar duga ekki einar og sér
Algengur misskilningur í breytingum er að nóg sé að „koma upplýsingunum á framfæri“.
En upplýsingagjöf er ekki það sama og skilningur.
Ef tilgangurinn er óljós, samhengi vantar eða starfsfólk fær ekki rými til að vinna úr breytingunum, skapast auðveldlega óöryggi, mótstaða eða óskýr framkvæmd.
Þá byrjar fólk oft að fylla sjálft inn í eyðurnar.
Óformleg samtöl taka við. Eigin túlkanir verða sterkari en sameiginlegi tilgangurinn og smám saman myndast gjá á milli stefnu og framkvæmdar.
Það er einmitt á þessum stað sem margir „litlir hnökrar“ verða til í rekstrinum:
- verkefni sem stoppa á milli fólks,
- ábyrgð sem verður óljós,
- upplýsingar sem tapast á milli teyma,
- eða ferlar sem virka vel á blaði en ekki í daglegu starfi.
Að skilja vinnuna eins og hún raunverulega er
Í ráðgjöf minni hef ég lagt áherslu á að skoða ekki eingöngu ferlana sjálfa heldur líka samskiptin, vinnumenninguna og hvernig fólk túlkar sitt daglega starf.
Þar kemur mannfræðilegur bakgrunnur minn sterkt inn. Því oft liggur vandinn ekki í kerfunum sjálfum heldur í ósýnilegum mynstrum:
- hvernig upplýsingar flæða
- hvernig fólk vinnur í kringum vandamál
- hvaða skref eru forðast að taka
- eða hvernig óformlegar venjur hafa þróast með tímanum.
Þegar þessi atriði eru gerð sýnileg breytist samtalið.
Fyrirtæki fara að sjá betur:
- hvað veldur höktum
- af hverju breytingar skila sér ekki alltaf
- og hvernig hægt er að skapa meira flæði með einfaldari og mannlegri nálgun
Skilningur skapar framkvæmd
Árangursrík breytingastjórnun snýst því ekki bara um verkefnastjórnun, tímalínur eða innleiðingaráætlanir.
Hún snýst um fólk. Um að skapa sameiginlegan skilning áður en ætlast er til sameiginlegrar framkvæmdar.
Þegar starfsfólk skilur:
- hvers vegna breytingin er nauðsynleg
- hvernig hún tengist þeirra eigin starfi
- og hvaða tilgangi hún þjónar
þá minnkar mótstaða og þátttaka eykst. Það er þar sem raunverulegt flæði fer að myndast.
Þegar fólk og ferlar vinna saman
Handbækur, verklagslýsingar og stefnumótun eru mikilvægar grunnstoðir. En vinnan sjálf lifir alltaf í fólkinu, samskiptunum og daglegum ákvörðunum. Þess vegna þarf stundum að staldra við og skoða ekki bara hvað á að gerast heldur hvernig fólk upplifir það sem er að gerast.
Því þegar fyrirtæki ná að sameina:
- skýra upplýsingamiðlun
- sameiginlega merkingu
- raunhæfa ferla
- og vinnumenningu sem styður breytingarnar,
þá verða umbæturnar bæði skiljanlegri og líklegri til að skila varanlegum árangri.
Add comment
Comments