Þegar stefna og ferlar tala ekki sama tungumál

Hvernig bil á milli hugmyndar og framkvæmdar verður til og hvað má gera í því

Flest fyrirtæki leggja mikla vinnu í stefnumótun. Markmið eru skilgreind, framtíðarsýn mótuð og lykilmælikvarðar settir fram. Stjórnendur hittast, greina stöðuna og taka upplýstar ákvarðanir um hvert skuli stefna.

Samt upplifa margir að eitthvað tapist á leiðinni.

Verkefni dragast, ábyrgð verður óljós, breytingar ná ekki fótfestu og árangurinn verður minni en væntingar stóðu til. Ekki vegna þess að stefnan hafi verið slæm, heldur vegna þess að tengingin milli stefnu og daglegrar framkvæmdar var ekki nægilega sterk.

Þar liggur ein algengasta áskorun skipulagsheilda í dag:
Stefna og ferlar tala ekki alltaf sama tungumál.

Stefna mótar framtíðina – ferlar móta raunveruleikann

Stefna svarar spurningunni hvert ætlum við?
Ferlar svara spurningunni hvernig gerum við það?

En á milli þessara tveggja spurninga liggur þriðja víddin sem sjaldan fær næga athygli:
Hvernig lifir stefnan í daglegu starfi?

Stefna lifir ekki í glærukynningum.
Hún lifir í hegðun, í samskiptum og í forgangsröðun þegar álagið eykst.

Ef daglegt vinnuflæði styður ekki við stefnumarkmið, þá breytist stefnan smám saman í orð á blaði. Fólk vinnur áfram af heilindum og fagmennsku, en vinnan mótast af raunverulegum aðstæðum, ekki formlegum yfirlýsingum.

Hvernig „annar hestur“ verður til

Margir kannast við myndina þar sem hugmynd fer í gegnum Plan, Design, Develop, Test og Release  og niðurstaðan er allt önnur en upphaflega var lagt upp með.

Þessi mynd er fyndin en hún lýsir alvarlegu mynstri.

Í upphafi er hugmyndin skýr.
En á leiðinni:

• túlkar hver deild hana út frá sínu sjónarhorni

• kerfi og verkferlar þrengja að möguleikum

• ábyrgð skarast eða verður óljós

• tímaskortur leiðir til skammtímalausna

• óformlegar venjur taka yfir formlegar leiðir

Enginn ætlar sér að „afbaka“ hugmyndina.
En þegar tengingin milli stefnu, ferla og menningar er veik, breytist niðurstaðan smám saman.

Þetta er ekki tæknilegt vandamál eitt og sér.
Það er skipulagslegt og mannlegt.

Óformlegi veruleikinn sem engin handbók fangar

Í flestum fyrirtækjum eru til skýrir ferlar á blaði. Gæðahandbækur, verklagslýsingar og kerfi sem eiga að tryggja samræmi og skilvirkni.

En raunveruleg vinna er lifandi.

Hún gerist í samtölum, í samvinnu, í óformlegum ákvörðunum og aðlögunum sem fólk gerir til að halda flæðinu gangandi. Starfsfólk þróar með sér leiðir til að leysa úr málum sem ekki voru fyrir séðar í ferlaskjölum.

Þessar aðlögunaraðferðir eru oft snjallar og nauðsynlegar.
En þær geta líka skapað ósýnilega flöskuhálsa, tvíverknað eða óljósa ábyrgð.

Ef þessi vídd er ekki skoðuð samhliða formlegum ferlum, verður greiningin yfirborðsleg.

Mannfræðileg nálgun í þjónustu stefnu og reksturs

Mannfræðileg aðferðafræði snýst í grunninn um að skilja hvernig fólk hagar sér í raun, ekki aðeins hvernig það segist haga sér.

Í samhengi stefnu og ferla þýðir það að:

• fylgjast með vinnu eins og hún gerist í daglegu starfi

• greina samskiptamynstur og óformlegar boðleiðir

• skoða hvernig fólk túlkar stefnu í eigin hlutverki

• bera kennsl á hvar flæði stöðvast og hvers vegna

Þegar þessi innsýn er tengd við ferlagreiningu og gagnadrifna mælikvarða verður til heildstæð mynd.

Þá sjáum við ekki bara hvar vandinn birtist heldur hvers vegna hann myndast.

Oft kemur í ljós að lausnin felst ekki í nýju kerfi eða róttækri endurskipulagningu, heldur í skýrari tengingu, einföldun eða ábyrgðarskilgreiningu sem styður við raunverulegt flæði.

Hvað gerist þegar tengingin styrkist?

Þegar stefna og ferlar fara að tala sama tungumál breytist margt:

• Ábyrgð verður skýrari.

• Ákvarðanir verða hraðari.

• Mælikvarðar endurspegla raunverulegt flæði.

• Starfsfólk sér hvernig sitt framlag tengist heildinni.

• Mótstaða minnkar því tilgangurinn verður skýrari.

Stefna hættir að vera ofanáliggjandi rammi.
Hún verður hluti af daglegu vinnuferli.

Og þá minnkar hættan á því að hugmyndin sem fór inn í ferlið komi út sem eitthvað allt annað.

Raunveruleg umbótatækifæri liggja í tengingunni

Í mínum verkefnum hef ég ítrekað séð að fyrirtæki eiga sjaldnast stefnuvanda. Þau eiga framkvæmdavanda eða nánar tiltekið tengingarvanda.

Stefna, ferlar og menning þurfa að mynda eina heild.

Þegar bil myndast á milli þeirra safnast upp litlir hnökrar sem hafa með tímanum stór áhrif. En þegar tengingin styrkist skapast flæði sem eykur bæði skilvirkni, starfsánægju og árangur.

Spurningin er því ekki aðeins:

Er stefnan góð?

Heldur líka:

Styðja ferlarnir raunverulega við þá framtíð sem fyrirtækið ætlar sér að skapa?

Frekari lestur:
Jarzabkowski, P., & Kaplan, S. (2015). Strategy tools-in-use. Strategic Management Journal, 36(4), 537–558.
Schmidt, J., & Brauer, M. (2020). Strategic implementation and organizational change. Journal of Management.