Glöggt er gestsaugað

Hvernig geta utanaðkomandi ráðgjafar hjálpað fyrirtækjum að greina óséða hnökra í ferlum og vinnumenningu

Breytingar í rekstri og starfsumhverfi fyrirtækja er óhjákvæmilegar, enda er ekkert sem heitir „status quo“ í þeirri öru tækniþróun sem ríkir í heiminum í dag. Mikilvægt er að fyrirtæki séu vakandi fyrir þessum breytingum og bregðast við þeim með skilvirku „leikplani“ í takt við þá stefnu sem þau hafa sett sér.

Í rekstrarumhverfi þar sem virði starfseminnar liggur í stöðugleika og trausti er stefnan gjarnan sett á að verja reksturinn við áhrifum breytinga og draga úr ófyrirsjáanleika. Þegar virði starfseminnar liggur meira í að styrkja samkeppnisstöðu og auka afköst, er stefnan hins vegar sett á að greina og nýta sóknarfærin sem fylgja breytingunum. Hvort heldur sem fyrirtæki bregðast við breytingum í vörn eða sókn, þarf að eiga sér stað ákveðin sjálfskoðun á bæði starfsumhverfi og vinnumenningu svo umbætur á verkferlum skili sér með þeim hætti sem leikplanið miðar að og fyrirtækið haldi stefnu sinni, án óþarfa truflana.

Að greina og nýta „litlu hlutina“

„Litlu hlutirnir“ eru oft það sem fer á mis við innleiðing umbóta og valda truflunum eða hægja á framvindu verkferla og skapa þannig hættu á stærri frávikum. Þessir „litlu hlutir“ geta skapast vegna óskýrra samskipta, óljósrar ábyrgðar eða einfaldlega ýmissa smá atriða sem ekki hefur verið tekið tillit til í daglegu amstri.

Handbækur, gæðaskjöl og leiðarvísar eru gögn sem sjaldnast eru í daglegri notkun við hefðbundum störf. Í starfsumhverfi þar sem flest öll verkefni og boðleiðir fara fram á rafrænan hátt, þarf að gera ráð fyrir þeim breytingum sem eiga sér stað með uppfærslum á tölvukerfum. Þessar sífelldu uppfærslur eru gjarnan smáar og hafa jafnan ekki mikil áhrif í hvert sinn á verkferla, en geta gert það yfir lengri tíma og eftir því sem uppfærslum fjölgar.

Einnig ber að hafa í huga að það eru ekki bara tölvukerfi sem uppfærast og breytast, því það er tilhneiging starfsfólks að aðlaga notkun sína á kerfum eftir eigin hæfni og hlutverkum. Utanaðkomandi ráðgjafi getur auðveldlega greint þessi smáatriði og komið með einfaldar úrbætur.

Sjálfskoðun og kortlagning ferla

Ráðgjafi getur nýtt „gestsaugað“ sitt til að rýna í ríkjandi vinnumenningu og kortleggja ferla sem ekki hafa verið skoðaðir í langan tíma. Með því að framkvæma stöðumat og sýna myndrænt hvernig litlu hlutirnir hafa áhrif á flæði starfseminnar í heild, getur ráðgjafinn hjálpað til við að efla sjálfskoðun innan fyrirtækisins. Þessi nálgun hjálpar fyrirtækjum að greina ferla sem ekki eru endurskoðaðir reglulega og varpa ljósi á tækifæri sem annars hefðu verið óséð.

Ferlaendurskoðun er því ekki aðeins mikilvæg fyrir skilvirkni og hagræðingu, heldur getur hún haft bein áhrif á starfsánægju og rekstrarkostnað. Þegar ferlar eru skoðaðir frá nýju sjónarhorni, er oft hægt að bæta verkflæði, minnka óþarfa kostnað, og í framhaldi af því, bæta þjónustu til viðskiptavina.

Mælanlegur ávinningur og samstilling starfsviða

Sem utanaðkomandi ráðgjafi hef ég fengið tækifæri til að styðja við kortlagningu og umbætur verkferla, meðal annars hjá Samkaup hf. og Náttúruhamfaratryggingum Íslands. Með nánu samstarfi við stjórnendur og lykilstarfsmenn tók ég að mér að rýna í ríkjandi verkferla þvert á starfsvið ásamt því að draga fram verkþætti og athafnir sem tengja má við tölulegar mælingar.

Nýtti ég þau gögn og kerfi við hönnun myndrænna mælaborða sem veitti stjórnendum innsýn í verkflæði og studdi þannig við samstillingu á milli starfsviða og fyrirbyggði endurtekin frávik á verkferlum. Þessi einfalda nálgun hjálpaði stjórnendum að fá betri yfirsýn yfir raunverulegan árangur umbóta, öflugt tól til að bregðast hraðar við breytingum, og ekki síst uppfært leikplan sem skilaði af sér ánægðari viðskiptavinum og auknum afköstum samheldnara starfsfólks.

Hvernig ég get hjálpað þínu fyrirtæki

Ef þú ert að leita að ráðgjafa sem getur greint óséða hnökra í ferlum, bætt samstarf innan fyrirtækisins, og aukið hagræðingu í rekstri, hvet ég þig til að hafa samband við mig. Með því að nýta mína reynslu og færni í að kortleggja og bæta ferla, get ég hjálpað fyrirtæki þínu að ná raunverulegum árangri og stuðla að áframhaldandi vexti.

Erna María Jensdóttir – erna@heildraen.is