Þegar fólk og ferlar mætast – og handbækur fá nýtt líf

Í flestum fyrirtækjum er til fjöldi skjala sem lýsa ferlum: gæðahandbækur, verklagslýsingar, stefnumótunarskjöl, þjónustuferlar og upplýsingaflæði. Þau eru mikilvæg – þau skapa stefnu, festu og sameiginlega skilgreiningu á því hvernig hlutir „ættu“ að ganga fyrir sig.

En eins og margir stjórnendur hafa kynnst, þá er oft bil á milli þess sem stendur á blaðinu og þess sem gerist í raunveruleikanum.

Vinnan fer fram í samtölum, samspili, óformlegum skilaboðum, viðbragðsáætlunum sem mótast yfir tíma og lausnum sem starfsfólk skapar í daglegu amstri til að halda flæðinu gangandi.

Ef við viljum ná raunverulegum umbótum, hagræðingu og aukinni vellíðan í vinnu, þá þurfum við ekki aðeins að kortleggja ferlana – heldur að skilja veruleikann sem býr á bakvið þá.

________________________________________

Frá skrifuðum ferlum til lifandi vinnulífs

Í starfi mínu felst kjarninn í því að draga fram hvernig vinnan fer í alvöru fram:

hvernig fólk vinnur saman, á hvaða upplýsingum ákvarðanir byggja, hvar flæði myndast – og hvar það stöðvast.

Til þess nota ég blöndu af:

• Eigindlegri aðferðafræði mannfræði
  • djúpsamtöl, þátttökugreining, athugun og markvissar spurningar sem opinbera hegðun, samskipti, upplifun og sjónarhorn starfsfólks.
• Viðtalstækni sem gefur rými fyrir reynslu og raunverulegar aðstæður
  • þar sem ekki aðeins er spurt “hvað gerist?” heldur líka “hvernig, af hverju og við hvaða aðstæður?”
• Nútímalegum greiningarlíkönum í breytingarstjórnun og ferlagreiningu
  • til að tengja mannlega þáttinn við rekstrarflæði, mælikvarða, stefnu og árangursviðmið.

________________________________________

Af hverju þessi blanda virkar

Þessi nálgun leiðir fram mynstur sem annars sjást ekki. Hún opinberar t.d.:

• óformlegar lausnir sem starfa vegna fólks – ekki kerfa
• flöskuhálsa sem spretta upp úr samskiptum, ekki tækni
• óljósar ábyrgðir sem leiða til tvíverknaðar eða að enginn tekur ákvörðun
• skörun milli kerfa og deilda sem truflar upplifun bæði starfsmanna og viðskiptavina
• vinnuvenjur sem hafa þróast út frá aðstæðum – ekki stefnu

Það sem gerir aðferðina enn öflugri er að hún er yfirleitt ekki tímafrek.

Oft næst árangur hratt – því með því að varpa ljósi á raunveruleg samskipti, ferla og hindranir koma fram auðleyst vandamál sem hægt er að laga strax.

Þegar fyrstu hnökrarnir eru fjarlægðir, fer boltinn að rúlla:

• fólk sér að breytingar skila árangri, trúin á innleiðinguna eykst, og starfsfólk finnur að þekking þess og reynsla eru virt.
• Afleiðingin er bætt flæði, færri truflanir og mælanlegur ávinningur – bæði í árangri, stemningu og hagkvæmni rekstursins.

________________________________________

Handbækur duga ekki einar og sér

Skipulag og skráðir ferlar eru nauðsynleg grunnstoð.

En þeir eru ekki nóg.

• Það sem býr í gæðahandbókum er formið – það sem býr í vinnunni sjálfri er efnið.

Aðeins með því að skoða bæði getum við byggt flæði sem virkar í raun.

Við höfum öll séð vinnustaði þar sem ferlaskjöl fylgja ekki daglegum veruleika.

Ekki vegna þess að starfsfólk vilji ekki fylgja þeim – heldur vegna þess að raunveruleikinn krefst oft annars konar nálgunar en blaðið segir.

Að skilja það er ekki veikleiki – það er lykill að umbótum.

________________________________________

Hvers vegna þetta skiptir máli

Þegar við skiljum hvernig fólk vinnur í reynd, ekki aðeins á pappír, þá getum við:

• þróað lausnir sem virka
• aukið skilvirkni án þess að þyngja ferla
• dregið úr álagi og ruglingi
• byggt betri vinnumenningu
• nýtt þekkingu starfsfólks sem er ósýnileg í skjölum
• náð fram raunverulegum sparnaði og aukinni þjónustuupplifun

Þessi nálgun byggir á hagkvæmni, innsýn og virðingu fyrir raunveruleikanum – og því verður breytingin sjálfbær.

Umbætur verða ekki innleiddar – þær verða til í samtali, innsýn og sameiginlegri ábyrgð.

________________________________________

Það sem gefur árangur í ferlum er ekki bara ferill;

það er fólk sem vinnur, lærir, leysir úr málum og býr til flæði.

Með því að sjá, hlusta og skilja hvernig verklag lifir í daglegu starfi – hjá fólki, í samtölum og í smáatriðum vinnunnar – opnast dyr að umbótum sem eru bæði raunhæfar og varanlegar.

Þar er Heildræna nálgunin mín rótin.

________________________________________

Viltu vita meira?

Ég aðstoða fyrirtæki með:

• Ferlagreiningu
• Hnökrakortlagningu
• Breytingastjórnun
• Innleiðingu umbóta
• Eflingu vinnumenningar og samvinnu

Sendur mér línu ef þú vilt kanna hvernig ég gæti stutt ykkar vegferð